Bu Gizlilik Politikası, İlgilen Teknoloji A.Ş. (“ilgilen”, “biz”) tarafından işletilen ilgilen.com internet sitesi, işletme paneli ve bunlara bağlı tüm hizmetler için geçerlidir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili ikincil mevzuat esas alınarak hazırlanmıştır.
Politikanın kısa özeti: verilerinizi hizmeti çalıştırmak için topluyoruz, kimseye satmıyoruz, reklam amacıyla üçüncü taraflarla paylaşmıyoruz ve talep ettiğinizde siliyoruz.
Bu metin, hangi verinin neden işlendiğini açıklar. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma yükümlülüğümüzün ayrıntılı karşılığı için KVKK Aydınlatma Metni sayfasını inceleyin. Abonelik sözleşmesi ve ticari şartlar için bizimle iletişime geçin.
1. Kapsam ve taraflar
İlgilen; WhatsApp, Instagram ve Google Business Profile üzerinden gelen mesaj ve yorumları tek gelen kutusunda toplayan, randevu süreçlerini yöneten bir yazılım hizmetidir. Bu yapıda iki farklı veri ilişkisi vardır ve sorumluluk her ikisinde aynı değildir:
- Doğrudan bizim müşterilerimiz. Hesap açan güzellik merkezi, klinik, kuaför veya spa işletmesi ile bu işletmenin panele giriş yapan çalışanları. Bu verilerde veri sorumlusu İlgilen Teknoloji A.Ş.'dir.
- İşletmeye yazan son müşteriler. Bir merkeze WhatsApp'tan “tüm vücut lazer ne kadar” diye yazan kişi. Bu verilerde veri sorumlusu hizmeti aldığınız işletmedir; ilgilen, işletmenin talimatları doğrultusunda hareket eden veri işleyendir.
Yani bir merkeze yazdığınız mesajın nasıl saklanacağına, ne zaman sileceğine ve kimlere göstereceğine o merkez karar verir. Biz bu kararları teknik olarak uygulanabilir kılar, işletmeye panelden silme, dışa aktarma ve saklama süresi seçme araçlarını sunarız.
Politika; site ziyaretçilerini, deneme hesabı açanları, ücretli aboneleri, destek talebi oluşturanları ve işletmelerin bağladığı kanallar üzerinden gelen son müşteri iletişimini kapsar. İş başvurularına ilişkin veriler ayrı bir aydınlatma metniyle yönetilir.
2. Topladığımız veriler
Hesap ve işletme bilgileri
- Ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, kullanıcı rolü.
- İşletme unvanı, şube adı ve adresi, vergi dairesi ve vergi numarası, fatura adresi.
- Parolanız. Parolalar açık metin olarak tutulmaz; yalnızca geri döndürülemeyen özet değeri saklanır. Destek ekibimiz dâhil hiç kimse parolanızı göremez.
- Abonelik paketiniz, fatura geçmişiniz ve ödeme durumunuz. Kart bilgileriniz bizim sistemimize hiç girmez; ödemeyi lisanslı ödeme kuruluşu üzerinden alırız, bize yalnızca işlem sonucu ve kartın son dört hanesi iletilir.
Kullanım verileri
- Giriş zamanları, oturum bilgileri, IP adresi, tarayıcı ve cihaz türü.
- Panelde yaptığınız işlemlerin kaydı: randevu oluşturma, konuşmayı devralma, ayar değiştirme gibi hareketlerin kim tarafından ve ne zaman yapıldığı.
- Hizmet kalitesini ölçmek için tutulan sayaçlar: yanıtlanan görüşme adedi, ortalama yanıt süresi, oluşturulan randevu sayısı.
Mesaj ve iletişim içerikleri
- Bağladığınız kanallardan gelen ve giden mesajların metni; gönderilen fotoğraf, belge, ses kaydı ve konum bilgisi.
- Müşterinin adı, telefon numarası veya Instagram kullanıcı adı gibi kanal kimlikleri.
- Randevu kayıtları: hizmet, tarih, saat, şube, ilgilenen çalışan ve varsa işletmenin eklediği notlar.
- Google Business Profile üzerinden gelen yorumlar, puanlar ve bu yorumlara verilen yanıtlar.
Güzellik ve estetik alanında çalıştığımız için müşterilerin mesajlarında zaman zaman sağlıkla ilişkili ifadeler geçebilir. Bu tür içerikleri özel nitelikli kişisel veri hassasiyetiyle ele alırız: yapay zekâ teşhis koymaz, sağlık sonucu vaat etmez ve riskli görülen konularda konuşmayı işletme personeline aktarır. İşletmelere de bu tür bilgileri yalnızca gerekli olduğu kadar kaydetmelerini öneririz.
Çerez ve cihaz verileri
- Oturumun açık kalmasını ve form güvenliğini sağlayan zorunlu çerezler.
- Dil ve görünüm tercihlerinizi hatırlayan tercih çerezleri.
- Rızanıza bağlı olarak çalışan, toplu ziyaret istatistiği üreten ölçüm çerezleri.
3. Verileri nasıl topluyoruz
- Doğrudan sizden. Kayıt formu, demo ve geri arama talepleri, panele girdiğiniz hizmet ve fiyat bilgileri, destek yazışmaları ve telefon görüşmeleri.
- Otomatik olarak. Siteyi ve paneli kullandığınızda oluşan erişim kayıtları, güvenlik kayıtları ve çerezler.
- Bağladığınız kanallar üzerinden. Yalnızca resmî arayüzler kullanılır: WhatsApp Cloud API, Instagram Messaging API ve Google Business Profile API. QR kodla oturum açma, WhatsApp Web otomasyonu, resmî olmayan arayüzler veya ekran kazıma yöntemleri hiçbir koşulda kullanılmaz. Kanal bağlantısını siz onaylarsınız ve panelden istediğiniz an kaldırabilirsiniz.
- Sınırlı biçimde üçüncü taraflardan. Ödeme kuruluşundan gelen işlem sonucu, e-fatura sağlayıcısından gelen belge durumu gibi hizmetin işleyişi için zorunlu bilgiler.
İlgilen'in gelen bir mesajı hangi adımlardan geçirdiğini merak ediyorsanız nasıl çalıştığını adım adım anlattığımız sayfayı okuyabilirsiniz.
4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
Her veriyi belirli bir amaç ve KVKK m.5 kapsamındaki bir hukuki sebebe dayanarak işleriz. Amaç ortadan kalktığında işleme de sona erer.
| Amaç | İşlenen veri | Hukuki sebep |
|---|---|---|
| Hesap açma ve hizmeti sunma | Kimlik, iletişim, işletme bilgileri | Sözleşmenin kurulması ve ifası |
| Mesajları yanıtlama, randevu oluşturma | Mesaj içeriği, kanal kimliği, randevu kaydı | Sözleşmenin ifası |
| Faturalama ve tahsilat | Fatura, vergi ve ödeme bilgileri | Hukuki yükümlülük |
| Destek ve şikâyet yönetimi | İletişim bilgileri, yazışma içeriği | Meşru menfaat |
| Güvenlik ve kötüye kullanımı önleme | Erişim ve işlem kayıtları, IP adresi | Meşru menfaat |
| Hizmet kalitesini ölçme ve geliştirme | Toplulaştırılmış kullanım istatistikleri | Meşru menfaat |
| Ürün duyuruları ve tanıtım e-postaları | Ad soyad, e-posta adresi | Açık rıza |
Tanıtım e-postalarına verdiğiniz rızayı her iletinin altındaki bağlantıdan tek tıkla geri alabilirsiniz. Rızayı geri almanız hizmetin kullanımını etkilemez; arıza, güvenlik ve fatura bildirimleri gibi zorunlu işlem iletileri gönderilmeye devam eder.
5. Verilerin aktarımı
Kişisel verilerinizi satmıyoruz, kiralamıyoruz ve reklam ağlarıyla paylaşmıyoruz. Aktarım yalnızca hizmetin çalışması için zorunlu olan durumlarda ve gereken en az veriyle yapılır.
Yurt içi aktarım
- Türkiye'de bulunan sunucu ve barındırma altyapımızın sağlayıcısı.
- Ödeme kuruluşu, e-fatura sağlayıcısı ve mali müşavirlik hizmeti aldığımız firma.
- Kanunen yetkili kamu kurumları ve adli merciler; yalnızca usulüne uygun bir talep geldiğinde ve talebin kapsamıyla sınırlı olarak.
Yurt dışı aktarım ve alt işleyenler
Kanal entegrasyonları ve yapay zekâ yanıtları, doğası gereği yurt dışında yerleşik sağlayıcılar üzerinden çalışır. Bu aktarımlar KVKK m.9 kapsamında, standart sözleşme hükümleri ve veri işleme sözleşmeleri ile yapılır.
| Sağlayıcı | Hizmet | Aktarılan veri |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland | WhatsApp Cloud API ile mesajlaşma | Telefon numarası, mesaj içeriği, teslim durumu |
| Meta Platforms Ireland | Instagram Messaging API ile mesajlaşma | Instagram kimliği, mesaj içeriği |
| Google Ireland | Google Business Profile yorum yönetimi | İşletme konumu, yorum ve yanıt metni |
| OpenAI | Doğal dilde yanıt üretimi | Konuşmanın ilgili bölümü ve işletmenin onayladığı bilgi metni |
Yapay zekâ tarafına gönderilen veriyi bilinçli olarak kısıtlarız. Fiyat, konum, çalışma saati, hizmet listesi ve mevcut randevu gibi soruların büyük bölümü doğrudan işletmenin veritabanından yanıtlanır; bu mesajlar yapay zekâ sağlayıcısına hiç ulaşmaz. Yanıt üretimi gerektiğinde ise konuşmanın tamamı değil, yalnızca o soruyu anlamak için gereken son birkaç mesaj ve işletmenin onayladığı bilgi parçaları iletilir. Alt işleyenlerle yaptığımız sözleşmelerde bu içeriklerin model eğitiminde kullanılmaması kararlaştırılmıştır.
Alt işleyen listemiz değişebilir. Yeni bir alt işleyen eklediğimizde bu sayfayı güncelleriz ve önemli değişiklikleri hesabınıza kayıtlı e-posta adresine bildiririz.
6. Saklama süreleri
Verileri süresiz saklamayız. Aşağıdaki süreler varsayılan değerlerdir; mesaj ve randevu verileri için işletmeler panelden daha kısa süreler seçebilir.
| Veri türü | Saklama süresi | Süre sonunda |
|---|---|---|
| Hesap ve işletme kayıtları | Abonelik boyunca ve bitiminden sonra 10 yıl | Silinir |
| Mesaj içerikleri ve konuşma geçmişi | Varsayılan 24 ay; panelden 3, 6, 12 veya 24 ay seçilebilir | Kalıcı olarak silinir |
| Randevu kayıtları | 5 yıl | Anonim hâle getirilir |
| Fatura ve ödeme kayıtları | 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu) | Silinir |
| Erişim ve işlem kayıtları | 2 yıl | Silinir |
| Destek yazışmaları | 3 yıl | Silinir |
| Çerez verileri | Oturum süresi veya en fazla 12 ay | Otomatik olarak sona erer |
| Yedekler | En fazla 30 gün | Döngü içinde üzerine yazılır |
Hesabınızı kapattığınızda verileriniz 30 gün boyunca geri dönüş ihtimaline karşı dondurulur, ardından mevzuatın zorunlu tuttuğu kayıtlar dışında kalan her şey silinir. Kapatmadan önce konuşma geçmişinizi ve müşteri listenizi panelden dışa aktarabilirsiniz.
7. Güvenlik önlemleri
Güvenliği ürünün sonradan eklenen bir özelliği değil, temel gereksinimi olarak görüyoruz. Uyguladığımız başlıca önlemler:
- Aktarımda şifreleme. Site, panel ve tüm sağlayıcı bağlantıları güncel TLS sürümleriyle şifrelenir; şifresiz bağlantı kabul edilmez.
- Saklamada şifreleme. Kanal bağlantı anahtarları ve benzeri hassas bilgiler veritabanında şifreli tutulur, parolalar geri döndürülemez özet algoritmasıyla saklanır.
- İşletmeler arası izolasyon. Her kayıt bir işletmeye bağlıdır ve veritabanına giden her sorgu, oturumdaki işletme kimliğiyle sınırlandırılır. Bir işletmenin kullanıcısı, adres çubuğundaki numarayı değiştirerek dahi başka bir işletmenin verisine erişemez. Bu kural için ayrı otomatik testler çalıştırırız.
- Rol bazlı yetkilendirme. Sahip, yönetici ve personel rolleri farklı yetkilere sahiptir; herkes yalnızca işini yapmak için gereken ekranı görür.
- Denetim izi. Panelde yapılan kritik işlemler kim, ne zaman, hangi kayıt üzerinde bilgisiyle kaydedilir.
- Erişim disiplini. Üretim ortamına erişim sınırlı sayıda yetkili personeldedir, erişimler kayıt altına alınır ve tüm çalışanlar gizlilik taahhüdü imzalar. Destek ekibi, işletmenin verisine yalnızca açık talebiniz üzerine ve talebin gerektirdiği kadar bakar.
- Yedekleme. Yedekler şifreli olarak alınır ve geri yükleme tatbikatlarıyla düzenli olarak sınanır.
- Kötüye kullanım koruması. Giriş denemelerinde hız sınırlaması, olağan dışı erişim uyarıları ve düzenli güvenlik gözden geçirmeleri uygulanır.
Hiçbir sistemin yüzde yüz güvenli olduğunu iddia etmeyiz. Kişisel verilerin hukuka aykırı biçimde ele geçirilmesi hâlinde durumu en kısa sürede, en geç 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve etkilenen ilgili kişilere bildiririz.
8. Haklarınız (KVKK m.11)
Kişisel verisi işlenen herkes şu haklara sahiptir:
- Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme.
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme.
- Mevzuattaki şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
- Verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
- Verilerin hukuka aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Başvurularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak merhaba@ilgilen.com adresine e-posta ile veya Merhaba Mah. Bağdat Cad. No: 123/A Kadıköy / İstanbul adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Kimliğinizi doğruladıktan sonra taleplerinizi en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız; işlem ayrıca bir maliyet gerektiriyorsa Kurul'un belirlediği tarifedeki ücret uygulanabilir.
Bir güzellik merkezine yazdığınız mesajlar için talebinizi öncelikle hizmet aldığınız işletmeye iletmenizi öneririz; veri sorumlusu odur. Yine de bize ulaşırsanız talebinizi gecikmeden ilgili işletmeye yönlendirir ve teknik olarak gereken adımları uygularız. Ayrıntılı yol için KVKK Aydınlatma Metni sayfasına, sorularınız için sıkça sorulan sorular bölümüne bakabilirsiniz.
9. Çerezler
Sitemizde ve panelimizde üç tür çerez kullanılır:
- Zorunlu çerezler. Oturumun açık kalması, form güvenliği ve sahtecilik koruması için gereklidir; devre dışı bırakılamaz.
- Tercih çerezleri. Dil seçiminizi ve panel görünüm tercihlerinizi hatırlar.
- Ölçüm çerezleri. Hangi sayfaların ne kadar okunduğunu toplu olarak görmemizi sağlar ve yalnızca açık rızanızla çalışır.
Reklam amaçlı takip çerezleri kullanmıyoruz. Çerez tercihlerinizi tarayıcı ayarlarından dilediğiniz an değiştirebilirsiniz; zorunlu çerezleri engellerseniz oturum açma gibi temel işlevler çalışmayabilir. Kullandığımız çerezler yalnızca oturum yönetimi ve güvenlik amaçlıdır; ayrıntıları bu sayfanın ilgili bölümünde bulabilirsiniz.
10. Politikadaki değişiklikler
Mevzuat, hizmet kapsamı veya kullandığımız sağlayıcılar değiştikçe bu politikayı güncelleriz. Güncel sürüm daima bu sayfada yayımlanır ve üst kısımdaki tarih yenilenir.
Haklarınızı önemli ölçüde etkileyen bir değişiklik yaptığımızda, değişiklik yürürlüğe girmeden en az 15 gün önce hesabınıza kayıtlı e-posta adresine bildirim göndeririz. Değişikliği kabul etmiyorsanız aboneliğinizi sona erdirebilir ve verilerinizin silinmesini talep edebilirsiniz.
Bu politikanın önceki sürümlerini görmek isterseniz talebinizi iletin, ilgili sürümü size gönderelim.
11. İletişim
Gizlilikle ilgili her soru, talep ve bildirim için bize doğrudan ulaşabilirsiniz:
- Şirket: İlgilen Teknoloji A.Ş.
- Adres: Merhaba Mah. Bağdat Cad. No: 123/A Kadıköy / İstanbul
- E-posta: merhaba@ilgilen.com
- Telefon: +90 212 123 45 67
Genel sorular için iletişim sayfamızdaki formu kullanabilir, ürünün kullanımıyla ilgili konularda Destek Merkezi üzerinden ekibimize yazabilirsiniz. Fiyatlandırma ve paket kapsamlarını fiyatlar sayfasında bulabilirsiniz.